Wydatki związane z pracą zdalną w ewidencji księgowej - najważniejsze informacje

Praca zdalna stała się powszechną praktyką na skutek pandemii COVID-19. Wiele pracowników w dalszym ciągu pracuje zdalnie lub hybrydowo, często jest to wygodne rozwiązanie nie tylko dla pracowników, lecz także dla pracodawców. Wyjaśniamy, w jaki sposób należy ująć wydatki związane z pracą zdalną w ewidencji księgowej!

Praca zdalna w rozumieniu Kodeksu pracy

Przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy (kp) praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Przy czym uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia.

Trzeba pamiętać, że praca zdalna wiąże się z pewnymi obowiązkami po stronie pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 67²⁴ kp pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie;
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Wydatki związane z pracą zdalną w ewidencji księgowej

Jednym z obowiązków pracodawcy zatrudniającego pracowników wykonujących pracę zdalną jest zapewnienie im materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Należą do nich m.in.: komputer, dodatkowy monitor, mysz, klawiatura czy telefon.

Wydatki poniesione na zakup sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Dyrektor Krajowej Informacji Podatkowej w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2023 roku (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.701.2022.6.DP) potwierdził, że „[…] wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup narzędzi i materiałów w formie voucherów, kart podarunkowych lub kart typu prepaid mających na celu przygotowanie stanowiska potrzebnego do wykonywania pracy zdalnej mogą mieć pośredni związek z osiąganymi przez Spółkę przychodami, a ponoszenie tych wydatków będzie działaniem mającym na celu zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów Spółki. W odniesieniu do powyższych wydatków należy stwierdzić, że pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przez Wnioskodawcę przychodów. Takie świadczenia na rzecz pracowników mają działanie wpływające na jakość, wydajność i efektywność pracy. Ponadto umożliwienie pracy zdalnej Pracownikom, których charakter pracy na to pozwala, minimalizuje ryzyko rozprzestrzeniania wirusa COVID-19 wśród Pracowników, a co za tym idzie, wpływa na zabezpieczenie ciągłości wykonywania usług serwisowych, będących głównym źródłem przychodów Spółki. W związku z powyższym stwierdzić należy, że wydatki na zakup voucherów, kart podarunkowych lub kart typu prepaid ponoszone przez Wnioskodawcę na rzecz pracowników, spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 updop, jednocześnie nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ww. ustawy, zatem stanowią koszty uzyskania przychodów”.

Przykład 1.

Jeden z pracowników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wykonuje pracę zdalną w rozumieniu art. 67¹⁸ kp. W marcu 2024 roku spółka dokonała zakupu zestawu komputerowego, który ma zostać przekazany pracownikowi w celu wykorzystania go do pracy zdalnej. Otrzymała od kontrahenta fakturę dokumentującą zakup:

• kwota netto: 5000 zł,
• kwota podatku VAT: 1150 zł,
• kwota brutto: 6150 zł.

Zakupiony zestaw komputerowy spełnia warunki do uznania za niskocenny środek trwały, ponieważ jego wartość nie przekracza kwoty 10 000 zł stanowiącej wartość graniczną przyjętą w polityce rachunkowości spółki dla niskocennych środków trwałych. W polityce rachunkowości przyjęto uproszczenie polegające na dokonaniu jednorazowego odpisu amortyzacyjnego dla niskocennych środków trwałych.

Spółka dokonała także zakupu różnego rodzaju akcesoriów biurowych do pracy zdalnej dla pracownika i otrzymała fakturę dokumentującą zakup:

• kwota netto: 400 zł,
• kwota podatku VAT: 92 zł,
• kwota brutto: 492 zł.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i przysługuje jej prawo do odliczenia podatku VAT z faktury dokumentującej zakup zestawu komputerowego oraz akcesoriów biurowych. W jaki sposób zewidencjonować zakup zestawu komputerowego i akcesoriów biurowych w księgach rachunkowych spółki?

Ewidencja zakupu zestawu komputerowego przeznaczonego dla pracownika pracującego zdalnie:

a) Faktura dokumentująca zakup

• Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” – kwota netto: 5000 zł,
• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – kwota podatku VAT: 1150 zł,
• Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”;

b) OT – przyjęcie środka trwałego:

• Wn konto 010 „Środki trwałe” – kwota netto: 5000 zł,
• Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” – kwota netto: 5000 zł;

c) PK – odpis amortyzacyjny (amortyzacja jednorazowa)

• Wn konto 400 „Amortyzacja” – kwota: 5000 zł,
• Ma konto 071 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” – kwota: 5000 zł.

Ewidencja zakupu akcesoriów biurowych przeznaczonych dla pracownika niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – faktura dokumentująca zakup:

• Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” – kwota netto: 400 zł,
• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – kwota podatku VAT: 92 zł,
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” – kwota brutto: 492 zł.

Koszty instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca jest zobligowany na podstawie Kodeksu pracy zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Przykład 2.

Pracownik pracujący zdalnie w spółce z o.o. zgłosił pracodawcy problem techniczny z wykorzystywanym do pracy zestawem komputerowym. Spółka zleciła naprawę jednemu z serwisów i otrzymała za to od kontrahenta fakturę:

• kwota netto: 200 zł,
• kwota podatku VAT: 46 zł,
• kwota brutto: 246 zł.

Ewidencja w księgach rachunkowych spółki na podstawie faktury:

• Wn konto 402 „Usługi obce” – kwota netto: 200 zł,
• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – kwota podatku VAT: 46 zł,
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” – kwota brutto: 246 zł.

Przykład 3.

Pracownik pracujący zdalnie w spółce z o.o. zgłosił pracodawcy problem techniczny z zestawem komputerowym wykorzystywanym do pracy. Ustalono, że pracownik pokryje koszty naprawy komputera z własnych środków, a następnie otrzyma zwrot z tego tytułu od pracodawcy. Po dokonaniu naprawy komputera pracownik wystąpił o zwrot środków, dokumentując ich wartość na podstawie faktury wystawionej na jego dane (kwota brutto: 246 zł).

Ewidencja w księgach rachunkowych spółki – dowód PK sporządzony na podstawie faktury wystawionej na dane pracownika:

• Wn konto 402 „Usługi obce” – kwota brutto: 246 zł,
• Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – kwota brutto 246 zł.